Instituições de ensino têm uma premissa básica valiosa: educar os pequenos seres humanos e ampliar sua bagagem de conhecimentos técnicos e sociais ao longo de sua evolução. Essa é uma missão bastante complexa, pois envolve não só a parte acadêmica, mas também fatores externos, como os pais e os alunos. A melhor maneira de estruturar essas relações é por meio da comunicação. É ela quem ajuda a transmitir os valores da escola e dá estrutura à cultura organizacional.
Neste post vamos abordar como é possível melhorar a comunicação na instituição de ensino, tanto para o público interno quanto para o público externo. Confira!
1. Cultive uma relação transparente com funcionários
Antes de entrar na seara do relacionamento com o cliente, é preciso compreender a importância da comunicação interna. Processos comunicacionais bem estruturados ajudam a empresa a manter a transparência na relação com os colaboradores e evitam que informações desencontradas gerem prejuízos financeiros ou afetem negativamente o clima organizacional.
Cultive uma relação transparente com os colaboradores. Mantenha sempre os objetivos e expectativas bem claros, dê retorno de satisfação com as atividades e ouça dúvidas, descontentamentos e sugestões de melhorias que possam surgir internamente. O funcionário sente-se valorizado ao perceber que sua voz tem valor e que seu conhecimento pode ser utilizado em prol da empresa.
2. Aproxime a instituição de ensino dos pais de alunos
Em primeiro lugar, é preciso ter em mente que a escola é uma empresa e que seus clientes são os pais, por meio de seus filhos. Lidar com os pequenos é uma tarefa que deve ser feita com muito cuidado, afinal, eles carregam uma carga de conhecimento e crenças familiares que precisam ser respeitadas. Mais uma vez, a transparência e a comunicação constantes são peças-chave para que tudo transcorra bem.
Os primeiros passos devem ser dados antes mesmo do início do ano letivo. A escola deve apresentar seu currículo e os projetos que pretende realizar junto aos alunos. Essa prática permite aos pais compreender os valores que a escola pretende transmitir e qual é a metodologia de trabalho adotada.
Como estamos ressaltando a importância da comunicação, é impossível não falar das reuniões escolares. A escola precisa tentar adequar esses eventos às agendas dos pais, escolhendo horários que sejam oportunos para a maioria. Esses encontros são muito importantes para que os educadores transmitam aos pais o desenvolvimento dos filhos e os pontos que necessitam de reflexão.
Para evitar desconfortos, a equipe deve estar ciente da responsabilidade de lidar com os pais e se preparar para isso, sempre prezando pela compreensão e pelo diálogo esclarecedor.
Uma outra ótima maneira de facilitar o acesso dos pais às informações sobre seus filhos é criar um portal do aluno no website da escola. Neste espaço virtual podem ser atualizadas as notas, notificações das professoras e follow up de tarefas escolares.
3. Considere a realização de pesquisas
A melhor maneira de diagnosticar o problema do cliente é perguntando a ele. As pesquisas surgiram para que as empresas pudessem mensurar a satisfação com seu produto e também para dar voz às sugestões dos clientes.
Lembre-se de que uma pesquisa é diferente de um canal de atendimento. A pesquisa é que procura o cliente. Ao receber os resultados, a equipe avaliadora deve estar atenta não só às críticas, mas deve olhar para todo o contexto. Ao tabular os resultados, a escola consegue mapear os pontos mais deficitários de sua operação e procurar melhorá-los.
Não custa dizer que o conteúdo da pesquisa deve ser bem pensado e fugir do lugar comum, como as clássicas “numa escala de zero a dez, qual a sua satisfação com a escola?”.
Faça perguntas objetivas, tente abordar áreas estratégicas (material, professores, satisfação do aluno, infraestrutura) e use os canais mais práticos e eficientes para transmitir o questionário para os pais (inclusive, vale uma pequena consulta anterior para saber quais os canais de comunicação mais acessados pelos pais e quais são suas preferências na hora de receber informações).
Essas são algumas informações importantes para melhorar a comunicação em instituições de ensino. Vale reiterar que a pesquisa é fundamental para uma boa análise, por isso, sugerimos que você conheça um pouco mais sobre as pesquisas online aqui!